Wie das Getzner-Messetool bis zu 3.400 Dokumente digital verteilt

Wenn man wie im Falle von Getzner Werkstoffe GmbH circa siebzig internationale Messeauftritte in unterschiedlichen Ländern im Jahresplan hat, muss jeder Handgriff bei der Organisation sitzen. Umso besser, wenn digitale Helfer große Wirkung zeigen. Mit dem Getzner "Messetool" können nun bis zu 3.400 Dokumente in zwanzig unterschiedlichen Sprachen zielgruppengerecht an die Kunden verteilt werden.

Auf jeder Messe ist das Messetool auf Tablets oder PC's verfügbar – das erleichtert die Arbeit für die Messemitarbeiter. Und Interessierte erhalten direkt nach ihrem Besuch am Getzner-Messestand ihre gewünschten Unterlagen.  

Konzerne die ihren Hauptsitz in Europa haben und am internationalen Parkett tätig sind, stellen sich alle einer Herausforderung: Unterschiedliche Länder und viele Sprachen. Als serviceorientiertes Unternehmen stellt die Getzner Werkstoffe GmbH ihre gesamten Dokumente ihren Kunden zur Verfügung. Gesamt sind das ungefähr hundertsiebzig Dokumente, in Form von:

• Broschüren
• Themen- und Datenblättern
• Case Studies
• Fachartikeln
• Anleitungen

Getzner ist derzeit in drei Hautptbranchen tätig: Bahn, Bau und Industrie. Die jeweiligen Dialoggruppen in diesen Branchen lassen sich nicht so einfach klassifizieren. Für eine sinnvolle Verteilung müssen die Informationen allerdings zwingend diversifiziert und zielgruppengerecht sein.

Ein Beispiel aus dem Baubereich: Ein Architekt benötigt in erster Linie Informationsmaterial über die Produkte und Leistungen des Unternehmens. Ein Statiker benötigt technische Datenblätter, um die Berechnung der elastischen Werkstoffe sachgemäß durchzuführen. Dieses Spiel kann in jeder Branche mehrfach angewendet werden. Getzner teilt daher seine Dokumente folgenden Kategorien zu:

• Branche bzw. Unternehmensbereich: Bahn, Bau, Industrie
• Anwendungsfall: Beispielsweise Schwerlastverkehr oder innerstädtischer Verkehr 
• Produkt: Schwellenbesohlungen oder Masse-Feder-Systeme etc.
• Spezielles Themengebiet: Dokumente die unter einem Thema zusammengefasst werden können
• Technischer Informationsgehalt der Inhalte: Von der Imagebroschüre bis zum Werkstoffdatenblatt
• Sprache: Jeweilige Landessprache des Dokuments

Im Fall unseres Kunden Getzner war die Anforderung recht schnell geklärt: Der Besucher eines Messestandes soll unmittelbar nach seinem Besuch alle benötigten Dokumente zugesandt bekommen. Im Idealfall bereits, wenn er den Messestand verlässt. Für die schnelle Verteilung per digitalem Kanal müssen die verschiedenen Pakete griffbereit sein.

Die Anforderungen zum Messetool im Detail:

• Die Dokumente sind in unterschiedliche Pakete zusammengefasst.
• Die Pakete sind vom Kunden selbst konfigurierbar.
• Die Pflege erfolgt über das bestehende CMS „Sulu" (dieses wird bereits für die Website verwendet).
• Das Frontend ist bedienerfreundlich. Es garantiert, dass schnell und einfach die richtigen Pakete je Kunde gewählt werden.
• Das Frontend steht in mehreren Sprachen zur Verfügung.
• Es gibt eine responsive Lösung – eine einwandfreie Darstellung bis zur Tablet-Größe ist garantiert.
• Die Dokumente werden per E-Mail an den Kunden versandt.
• Die E-Mail mit den Dokumenten kann mehrsprachig versendet werden.

Unser Lösungsansatz war ein ganzheitlicher Prozess, bei dem wir unseren Kunden Getzner leiten durften. Unser Prozess umfasste drei Schritte:

1. Spezifikation des Projektes: Die konkreten Anforderungen und technischen Voraussetzungen wurden definiert.
2. Frontend-Design: Wir kreierten ein Design, dass das CD des Unternehmens widerspiegelt und bis zur Größe von Tablets – die bei Messen am meisten verwendet werden – einwandfrei funktioniert.
3. Technisches Konzept: Die Gegebenheiten des CMS Sulu konnten wir nutzen. Der Aufbau eines eigenen Moduls zur Verwaltung der Daten war möglich.

Mit dem eigens geschaffenen Modul „Messetool“ erfolgt die Datenpflege recht einfach. Jedes Dokument wird als eigener Datensatz angelegt und den jeweiligen Kategorien beziehungsweise Paketen (über den Sulu-Kategorien-Baum) zugeordnet (siehe Abbildung 1). Weitere Sprachversionen eines Dokuments lassen sich einfach dem Datensatz hinzufügen – der Redakteur erspart sich dadurch das mehrfache anlegen eines Dokuments.

Für die Darstellung im Frontend wurde ein eigenes Template im Portal der Getzner-Website aufgebaut. Auf diesem Template lässt sich das Messetool individuell gestalten. Zudem ist es möglich, mehrere Seiten mit dem selben Template, aber mit unterschiedlichen Konfigurationen zu verwenden (siehe Abbildung 2 bis 4). Der Vorteil: Es können mehrere Messeauftritte mit unterschiedlichen Konfigurationen parallel stattfinden.

Beim Distributionskanal entschied Getzner sich für den Versand per E-Mail. Um das Versenden von großen Datenmengen zu verhindern, sind sämtliche Broschüren per Downloadlink aufrufbar. Für die Verwaltung aller abgesendeten Pakete wurde im Content-Management-System ein zusätzlicher Tab mit einer Listenansicht aufgebaut. Diese Liste ist im CMS einsehbar oder als CSV (Textdatei) exportierbar.

Wir konnten mit dem Getzner-Messetool eine ganz neue Situation am Getzner-Messestand schaffen: Der Messebesucher führt ein Gespräch mit dem Getzner-Mitarbeiter. Im Anschluss daran sammelt der Mitarbeiter die für den Besucher interessanten Dokumente via Messetool. In wenigen Handgriffen sind die vorkonfigurierten Pakete ausgewählt. Die Unterlagen erreichen den Besucher bereits wenige Minuten nach dem Verlassen des Messestandes. Natürlich mit persönlicher Nachricht und Widmung.

Mit dem Getzner-Messetool haben wir ein Instrument geschaffen, dass dem Kunden seine Arbeit am Messestand sehr erleichtert. Die zielgruppengerechte Ansprache der Dialoggruppen ist nun noch nachhaltiger ausführbar. Vorbei sind die Zeiten in denen mit Kanonen auf Spatzen geschossen wurde und Kunden für sie wenig spannende Dokumente erhielten.

Für Getzner haben wir unlängst ein weiteres Projekt umgesetzt. Wie sich die Social-Media-Aktivitäten von Getzner dank "SocialHub" besser managen lassen und welche Herausforderungen uns beim Projekt erwarteten, darüber berichte ich hier in Kürze.