ERP-Anbindung: Es gibt keinen Königsweg!

Zu Beginn eines Projekts steht eine fundamentale Entscheidung an: Wem obliegt die Hoheit über welche Daten? Bei kleineren Unternehmen sind Produktdaten oft nicht in einer für einen Webshop brauchbaren Form zentral abgelegt. Hier übernimmt der Webshop die Rolle des führenden Systems: Produkte werden dort manuell angelegt, mit der Artikelnummer versehen und mit zusätzlichem Content (Bildern, Produktbeschreibungen, …) angereichert. Diese neue Ansammlung von Daten, die im Webshop entsteht, kann vom Unternehmen später auch für andere Zwecke genutzt werden - beispielsweise, um direkt aus dem Webshop Datenblätter zu generieren.

Bei bereits bestehenden gut strukturierten Daten, arbeiten wir oft mit folgendem Ansatz: Wir importieren Produktstammdaten - wie Preise und Verfügbarkeiten - und die Produkte werden im Webshop durch die oder den Content-Manager:In veredelt, beispielsweise durch Bilder oder durch weitere Texte. Diese Mischung aus importierten Daten und der Anreicherung ist die Variante, welche wir am häufigsten für unsere Kunden implementieren.

Das Ziel soll aber immer sein, möglichst viele Informationen aus anderen Systemen zu erhalten, um eine doppelte Pflege der Daten zu vermeiden. Im Endausbau heißt das anhand dieses Beispiels für uns, dass wir Produkte vollständig aus internen Systemen importieren (beispielsweise Stammdaten aus einem PIM und Preise aus einem ERP) und im Webshop somit gar nichts mehr zusätzlich gepflegt werden muss.
 

Wie zeitkritisch ist ein Austausch von Daten? Ändern sich Produkte sehr oft, muss das ERP den aktiven Part übernehmen und uns über Änderungen informieren. Das bedeutet: Wir bieten eine Schnittstelle an, die vom ERP aufgerufen wird, sobald sich Änderungen ergeben. Sind die Produkte relativ statisch, findet der Austausch der Daten eher zu einer Randzeit statt, beispielsweise einmal in der Nacht, damit das System zu den wichtigen Zeiten nicht unnötig belastet wird. 

Wie immer gibt es auch sämtliche Mischformen dieser zwei Varianten: Produktstammdaten beispielsweise werden über Nacht importiert - die Abfrage von Lagerständen und Verfügbarkeiten findet live statt. Das bedeutet, wenn sich ein Kunde oder eine Kundin ein Produkt ansieht, wird direkt eine Abfrage an das ERP-System ausgelöst. Das setzt voraus, dass es keine großen Latenzzeiten gibt, hat aber den Vorteil, dass Verfügbarkeiten zu 100% mit dem ERP übereinstimmen. So werden Fälle, wie Bestellungen von Produkten, die nicht lagernd sind - und somit längere Lieferzeiten - vermieden.
 

Idealerweise bieten uns Drittsysteme Schnittstellen in REST- oder SOAP-Form. Solche Schnittstellen bieten viele Vorteile, beispielsweise, dass Daten jederzeit abgefragt werden können und dass es eine direkte Antwort auf Anfragen gibt - auch im Fehlerfall - auf die reagiert werden kann. Nicht alle Systeme bieten aber Schnittstellen, deswegen müssen wir manchmal auch auf andere Möglichkeiten zurückgreifen. In den meisten Fällen findet der Austausch dann über Dateien, die auf einem FTP bereitgestellt werden, statt. Diese Option ist nicht optimal, da sie fehleranfälliger ist (beispielsweise sind die Möglichkeiten, um herauszufinden, ob der oder die Sender schon mit dem Schreiben fertig ist, bevor der oder die Empfänger anfängt zu lesen, beschränkt) und weil es zeitliche Abhängigkeiten gibt. Nichtsdestotrotz hat aber auch dieser vermeintlich einfache Austausch der Daten via FTP seine Daseinsberechtigung, vor allem bei kleinen, nicht-zeitkritischen Dateien, und ist mit etwas Feingefühl in der Koordination und Umsetzung ein gangbarer Weg.

Ist selbst das nicht möglich, lassen sich als Alternative zu einer automatisierten Anbindung an ein ERP, auch verschiedenste UI-unterstützte Importe oder -Exporte realisieren. Ein Beispiel: Unternehmen, die Produkte regelmäßig manuell über das UI in CSV-Form in ein Shopsystem hochladen.

Eine weitere Möglichkeit, die wir aber als sehr kritisch einstufen, ist der direkte Zugriff auf eine Datenbank, beispielsweise auf diejenige des ERP-Systems. Sie setzt nicht nur einen hohen Grad an Zugriffskontrolle voraus, sondern auch ein umfangreiches Wissen hinsichtlich der Domäne auf der zugreifenden Seite. Des Weiteren werden die Systeme so extrem voneinander abhängig gemacht, dass ein Systemwechsel - egal auf welcher Seite - schwierig wird.

Letztlich ist die Anbindung an verschiedene Bestandssysteme zwar immer komplex aber durch die unterschiedlichen Varianten, die grundsätzlich denkbar sind, (fast) immer möglich. Wichtig ist, vorab einige zentrale Fragestellungen zu klären und die Verfügbarkeit von Daten und besonders auch deren Qualität zu bewerten. Erst dann kann eine langfristig zufriedenstellende Lösung mit überschaubarem Betreuungsaufwand entstehen.